Niezbędnym elementem, potrzebnym w przeprowadzaniu jakichkolwiek spotkań z udziałem dużej liczby osób, okazuje się być prowadzący. Ma to o tyle szczególne znaczenie, że w dzisiejszych czasach bardzo często organizacja szkoleń rozwojowych nie wymaga trzymania się ściśle określonego planu, a wielu uczestników lubi go naginać. Zauważmy przecież, że ćwiczenia, które zaplanowane były na trzy, lub trzy i pół godziny, mogą zakończyć się w dwie z powodu wyczerpania materiału, albo braku zainteresowania wśród słuchaczy i opuszczenia sali wykładowej. W takim wypadku wybawieniem okazuje się osoba prowadzącego konferencje, od którego wymaga się przede wszystkim kreatywności i ambicji. Nie można dopuścić do sytuacji, w której jedna osoba będzie hamowała elastyczny przebieg całego spotkania. W przypadku szybszego zakończenia jednego wykładu, prelekcji, bądź ćwiczeń, musi ona natychmiast zainteresować uczestników czymś innym, lub w ostateczności zarządzić przerwę na lunch, albo śniadanie. Warto także zaplanować czas na rozmowy, jakie poprowadzą między sobą poszczególni uczestnicy konferencji.