Najtrudniejszy pierwszy krok, czyli zebranie myśli i spisanie wszystkiego tak żeby było czytelnie i w określonym porządku. Nie łatwym zadaniem są wszelkiego rodzaju eventy, a tym bardziej skomplikowane jeśli dotyczą większej ilości osób. Impreza dla dziesięciu osób będzie po prostu mniej skomplikowanym przedsięwzięciem aniżeli wydarzenie dla setki chłonnych zabawy ludzi. Jednakże jeśli organizacja odbywa się według wcześniej przygotowanego planu nie powinno być to karkołomne zadanie. Trzeba na początek określić cel eventu, to znaczy jaki ma mieć charakter. Może on być wydarzeniem promocyjnym albo też może mieć charakter taki jaki mają szkolenia biznesowe. Należy ustalić istotne informacje takie jak ilość osób, cel jaki ma przynieść wydarzenie, budżet. Ważna jest lokalizacja imprezy i jej oprawa. Tę drugą dobiera się w zasadzie do charakteru imprezy jak również do profilu zaproszonych gości. Jeśli to event z noclegiem dobrze jest zadbać o dodatkowe szczegóły jak chociażby parking, przestrzeń na sali, dostęp do internetu czy też komputera. Trzymając się planu nie powinny pojawić się trudności nie do przejścia. A więc do dzieła.