Kilkudniowe wyjazdy służbowe, na których odbywa się konferencja, wiążą się z koniecznością znalezienia odpowiedniego noclegu. Wszystko w tej kwestii uzależnione jest od możliwości organizatora. W większości przypadków bowiem konferencje to nie tylko wykłady, odczyty, czy ćwiczenia, ale także odpowiednie miejsca noclegowe. Wydarzenia takie stały się tak częstym przedsięwzięciem, w którym coraz chętniej biorą udział różni ludzie, że stało się koniecznością zorganizowanie pewnego rodzaju ośrodków, w których mogłoby dojść do realizacji wyjazdu integracyjnego, szkoleniowego.
Organizacja konferencji coraz częściej zakłada w swoim programie zakwaterowanie dla wszystkich jej uczestników w hotelu, który ma podpisaną odpowiednią umowę z prowadzącym zajęcia. W większości przypadków koszty takiego, koniecznego noclegu pokrywa firma, która decyduje się na wysłanie swojego pracownika na konkretne spotkanie. Rzadziej zdarzają się sytuacje, w których organizator decyduje się na organizacje miejsc noclegowych na swój, własny koszt, ponieważ z pewnością mógłby dużo stracić.